APP Franquiciados (11)

Ayuda Para Potenciales  Franquiciados (11)

Gestionar e informatizar el negocio (4). Mi experiencia particular.

Tal como se indica en el apartado “Acerca de” de este blog, mi experiencia en el mundo de la Franquicia pasa por haber sido administrador de una mercantil que fué franquiciada de APP INFORMATICA.

El franquiciador  proporcionó a la empresa, sin ser una condición contractual,  una aplicación informática de desarrollo propio, denominada primero como APPGES y posteriormente como APPGESXP y que si bien es cierto que cumplía a la perfección las tareas de presupuestos a clientes y envío automático, vía Internet , de los pedidos a Central, en el resto de tareas, en mi opinión, resultaba muy básica ya que  diversos procesos  ó no estaban contemplados (p.e. la gestión del SAT que debía realizarse de forma manual mediante talonarios de papel) ó   no cumplían las expectativas de gestión que yo consideraba imprescindibles para este negocio, (p.e. control de garantías y números de serie, trazabilidad de producto y clientes, rentabilidad de las ventas, control de trabajos externos, implementación de codigos de barras,etc. etc. ).

Por dicho motivo y al objeto de obtener el mayor y mejor control de la gestión empresarial inicié una búsqueda del producto que mejor se acomodará a estos requisitos. Descargue de Internet un buen numero de demos de aplicaciones informáticas, incluso algunas especificas para este sector, pero fueron descartadas o bien por su alto precio (aunque eran autenticas maravillas) ó por no soportar los requisitos buscados. Al cabo de un tiempo encontré lo que buscaba (o al menos lo que más se acercaba a las exigencias requeridas). Los productos son desarrollos propios de la empresa AIG (Asesoría Informática Gallega  www.aigclassic,com ).

Sin entrar en las características del aplicativo, uno de los atractivos iniciales es el precio del producto (no llega a 80 €) , que es una versión única (no hay versiones inferiores ó superiores), es multipuesto (funciona en red ) y multiempresa y todo ello sin pagar ningún tipo de licencia adicional por puesto de trabajo (puedes instalarla sin limite en todos los ordenadores de la empresa), otro de los atractivos, especialmente importante, es que además de ese precio cumplía casi a la perfección mis expectativas que ya es mucho para una aplicación estándar. Otra de las características de este producto que me decidieron a su implantación es el costo del mantenimiento anual (50 €) y que incorporaba, además de la posibilidad de diseñar y crear  informes a tu gusto (incluyendo anagramas de empresa etc.), que el producto incorpora una tecnología que el fabricante denomina CORE LIGHT y que te permite incluir campos en las bases de datos, crear cajas de texto en los formularios para entrar esos datos y muchas mas posibilidades (aunque para ello ya se requiere  tener algún conocimiento avanzado en el desarrollo de aplicaciones). También hay que destacar que el fabricante, mediante el correspondiente presupuesto, puede adaptar la aplicación a tus necesidades específicas, convirtiendo una aplicación  estándar en “a medida”. Por último decir que AIG ha desarrollado nuevas aplicaciones y herramientas de bajo costo, aunque he de decir que yo no las he probado, pero intuyo como muy útiles. Bien después de estos razonamientos indicaré los productos implementados en mi empresa y sus caracteristicas.

Los productos implementados fueron dos, uno para la gestion contable denominado CLASSICCONTA 5.0 y el otro para la gestion comercial denominado CLASSICGES 5.0.

CLASSICCONTA 5.0 , Gestion Contable.-

Normalmente, las pequeñas empresas y comercios en general, delegan las tareas contables en terceros expertos en el tema, Asesorias, etc. En mi caso concreto y gracias a poseer los suficientes conocimientos contables, implementé en mi empresa este producto, contratando un profesional contable “por horas” (una vez por trimestre) para que supervisara mi circuito contable, lo que supuso un ahorro mensual de cierta importancia. Este producto, dada su versatilidad, permite realizar de forma automática diversos procesos como la actualización automática de las facturas de compra y venta asi como los correspondientes pagos y cobros. Igualmente y gracias a su potente generador de asientos predefinidos, me resultó muy sencillo contabilizar los gastos mensuales repetitivos (fras. de luz, agua,autonomos, tlfno. etc. etc.). Por último decir que dicho producto genera y rellena los impresos oficiales a presentar (generalmente al trimestre y fin de año) ante la AEAT.

El producto incorpora una utilidad para importar los datos desde apliaciones informaticas de otros fabricantes.

CLASSICGES 5.0 , Gestion Comercial.-

Los circuitos que gestiona este producto son los siguientes:

Compras .-  El programa  gestiona eficientemente este circuito en su totalidad, (pedidos, recepciones,  punteo y registro de facturas de compras etc.). Igualmente y aunque no incorpore un proceso específico para gestionar el RMA, lo cierto es que se puede efectuar esta gestión  sin ningún problema, incluido el registro y emisión de la documentación correspondiente.

Ventas.- Este apartado es igualmente gestionado en su totalidad, desde el presupuesto al cliente a su posterior facturación. Incorporado así mismo el proceso de TPV para ventas en mostrador, admitiendo, en todos los casos, tanto el lector de código de barras como dispositivos para emitir tickets. Igualmente contempla  la posibilidad de emisión de facturas periódicas por conceptos fijos para la eficiente gestión de facturación de los contratos de mantenimiento a nuestros clientes.

Stocks/Almacenes.- El programa incorpora diversos mecanismos para controlar todos y cada uno de los movimientos de los productos, compras y ventas,  y así facilitar un completo seguimiento de los mismos (trazabilidad), análisis de ventas y compras, de rentabilidad comercial y para poder obtener una exacta valoración de los productos de nuestros almacenes (tanto a PVP  a PMP ó Ultima compra).

Informes/Estadisticas.- La aplicación incorpora diversos informes y gráficos,  tanto de ventas como de compras, que permiten obtener una amplia visión de todos los circuitos de la gestión.

Números de Serie y Garantías.- Este circuito está completamente contemplado por la aplicación, permitiendo, de forma fácil y rápida, el seguimiento y control de los  artículos,  tanto a nivel de producto como de cliente.

Reparaciones/SAT.- La aplicación no incorpora un proceso específico para gestionar este circuito, sin embargo y gracias a la posibilidad de crear nuevos informes,  diseñé un informe especifico para SAT en el proceso de presupuestos lo que me permitía registrar la entrada del producto a reparar, indicar el tipo de avería y demás datos necesarios, incluido aquellos productos a incorporar en la reparación y así emitir el correspondiente documento, tanto para el técnico que realizará la reparación, como para el cliente que así tiene un resguardo del producto depositado en el SAT. Al utilizar el proceso de presupuestos, el sistema permitía, una vez realizada la reparación, confeccionar la correspondiente factura de forma automática.

Nota.- hay que significar que todos los procesos de impresión permiten la selección del formato a imprimir, sea predefinido por el fabricante del producto ó creado por el usuario ya que, en este caso, se incorpora automáticamente a la lista de formatos disponibles en cada proceso).

Fabricación/Ensamblaje.- La aplicación gestiona completamente este circuito lo que  permite  el  ensamblaje de diversos componentes  y su posterior venta como producto único. En  proceso resulta muy efectivo ya que al disponer de un mecanismo que  permita escandallar los componentes de forma independiente y al proceder al ensamblaje de un número determinado de unidades, los componentes se descuenten de forma automática del almacén y entren en el mismo como productos ya terminados.

Producción/Intalaciones.-  Este circuito igualmente esta contemplado por el aplicativo, lo que permite realizar un eficiente seguimiento de los trabajos y materiales empleados en la instalación que se está realizando al cliente. Tener disponible este circuito informático ayuda, en gran medida, cuanto menos a controlar y/o prever las posibles desviaciones del presupuesto ya que al incluir materiales utilizados (obteniendo un correcto control de stocks) e imputar horas de mano de obra, obtenemos resultados reales respecto al costo y a su rentabilidad. Este control permite obtener una base de conocimiento para futuros presupuestos de instalaciones.

Por último decir que, en mi caso, encargué el desarrollo de una utilidad que me permitiera importar los clientes desde el APPGESXP a CLASSICGES 5.0 e igualmente la importación/actualización de las tarifas de precios de la base de datos del aplicativo del franquiciador a mi gestión comercial y así tener en todo momento actualizados los precios, descripciones, etc. de los artículos.

Anuncios