APP Franquiciados (11)

Ayuda Para Potenciales  Franquiciados (11)

Gestionar e informatizar el negocio (4). Mi experiencia particular.

Tal como se indica en el apartado “Acerca de” de este blog, mi experiencia en el mundo de la Franquicia pasa por haber sido administrador de una mercantil que fué franquiciada de APP INFORMATICA.

El franquiciador  proporcionó a la empresa, sin ser una condición contractual,  una aplicación informática de desarrollo propio, denominada primero como APPGES y posteriormente como APPGESXP y que si bien es cierto que cumplía a la perfección las tareas de presupuestos a clientes y envío automático, vía Internet , de los pedidos a Central, en el resto de tareas, en mi opinión, resultaba muy básica ya que  diversos procesos  ó no estaban contemplados (p.e. la gestión del SAT que debía realizarse de forma manual mediante talonarios de papel) ó   no cumplían las expectativas de gestión que yo consideraba imprescindibles para este negocio, (p.e. control de garantías y números de serie, trazabilidad de producto y clientes, rentabilidad de las ventas, control de trabajos externos, implementación de codigos de barras,etc. etc. ).

Por dicho motivo y al objeto de obtener el mayor y mejor control de la gestión empresarial inicié una búsqueda del producto que mejor se acomodará a estos requisitos. Descargue de Internet un buen numero de demos de aplicaciones informáticas, incluso algunas especificas para este sector, pero fueron descartadas o bien por su alto precio (aunque eran autenticas maravillas) ó por no soportar los requisitos buscados. Al cabo de un tiempo encontré lo que buscaba (o al menos lo que más se acercaba a las exigencias requeridas). Los productos son desarrollos propios de la empresa AIG (Asesoría Informática Gallega  www.aigclassic,com ).

Sin entrar en las características del aplicativo, uno de los atractivos iniciales es el precio del producto (no llega a 80 €) , que es una versión única (no hay versiones inferiores ó superiores), es multipuesto (funciona en red ) y multiempresa y todo ello sin pagar ningún tipo de licencia adicional por puesto de trabajo (puedes instalarla sin limite en todos los ordenadores de la empresa), otro de los atractivos, especialmente importante, es que además de ese precio cumplía casi a la perfección mis expectativas que ya es mucho para una aplicación estándar. Otra de las características de este producto que me decidieron a su implantación es el costo del mantenimiento anual (50 €) y que incorporaba, además de la posibilidad de diseñar y crear  informes a tu gusto (incluyendo anagramas de empresa etc.), que el producto incorpora una tecnología que el fabricante denomina CORE LIGHT y que te permite incluir campos en las bases de datos, crear cajas de texto en los formularios para entrar esos datos y muchas mas posibilidades (aunque para ello ya se requiere  tener algún conocimiento avanzado en el desarrollo de aplicaciones). También hay que destacar que el fabricante, mediante el correspondiente presupuesto, puede adaptar la aplicación a tus necesidades específicas, convirtiendo una aplicación  estándar en “a medida”. Por último decir que AIG ha desarrollado nuevas aplicaciones y herramientas de bajo costo, aunque he de decir que yo no las he probado, pero intuyo como muy útiles. Bien después de estos razonamientos indicaré los productos implementados en mi empresa y sus caracteristicas.

Los productos implementados fueron dos, uno para la gestion contable denominado CLASSICCONTA 5.0 y el otro para la gestion comercial denominado CLASSICGES 5.0.

CLASSICCONTA 5.0 , Gestion Contable.-

Normalmente, las pequeñas empresas y comercios en general, delegan las tareas contables en terceros expertos en el tema, Asesorias, etc. En mi caso concreto y gracias a poseer los suficientes conocimientos contables, implementé en mi empresa este producto, contratando un profesional contable “por horas” (una vez por trimestre) para que supervisara mi circuito contable, lo que supuso un ahorro mensual de cierta importancia. Este producto, dada su versatilidad, permite realizar de forma automática diversos procesos como la actualización automática de las facturas de compra y venta asi como los correspondientes pagos y cobros. Igualmente y gracias a su potente generador de asientos predefinidos, me resultó muy sencillo contabilizar los gastos mensuales repetitivos (fras. de luz, agua,autonomos, tlfno. etc. etc.). Por último decir que dicho producto genera y rellena los impresos oficiales a presentar (generalmente al trimestre y fin de año) ante la AEAT.

El producto incorpora una utilidad para importar los datos desde apliaciones informaticas de otros fabricantes.

CLASSICGES 5.0 , Gestion Comercial.-

Los circuitos que gestiona este producto son los siguientes:

Compras .-  El programa  gestiona eficientemente este circuito en su totalidad, (pedidos, recepciones,  punteo y registro de facturas de compras etc.). Igualmente y aunque no incorpore un proceso específico para gestionar el RMA, lo cierto es que se puede efectuar esta gestión  sin ningún problema, incluido el registro y emisión de la documentación correspondiente.

Ventas.- Este apartado es igualmente gestionado en su totalidad, desde el presupuesto al cliente a su posterior facturación. Incorporado así mismo el proceso de TPV para ventas en mostrador, admitiendo, en todos los casos, tanto el lector de código de barras como dispositivos para emitir tickets. Igualmente contempla  la posibilidad de emisión de facturas periódicas por conceptos fijos para la eficiente gestión de facturación de los contratos de mantenimiento a nuestros clientes.

Stocks/Almacenes.- El programa incorpora diversos mecanismos para controlar todos y cada uno de los movimientos de los productos, compras y ventas,  y así facilitar un completo seguimiento de los mismos (trazabilidad), análisis de ventas y compras, de rentabilidad comercial y para poder obtener una exacta valoración de los productos de nuestros almacenes (tanto a PVP  a PMP ó Ultima compra).

Informes/Estadisticas.- La aplicación incorpora diversos informes y gráficos,  tanto de ventas como de compras, que permiten obtener una amplia visión de todos los circuitos de la gestión.

Números de Serie y Garantías.- Este circuito está completamente contemplado por la aplicación, permitiendo, de forma fácil y rápida, el seguimiento y control de los  artículos,  tanto a nivel de producto como de cliente.

Reparaciones/SAT.- La aplicación no incorpora un proceso específico para gestionar este circuito, sin embargo y gracias a la posibilidad de crear nuevos informes,  diseñé un informe especifico para SAT en el proceso de presupuestos lo que me permitía registrar la entrada del producto a reparar, indicar el tipo de avería y demás datos necesarios, incluido aquellos productos a incorporar en la reparación y así emitir el correspondiente documento, tanto para el técnico que realizará la reparación, como para el cliente que así tiene un resguardo del producto depositado en el SAT. Al utilizar el proceso de presupuestos, el sistema permitía, una vez realizada la reparación, confeccionar la correspondiente factura de forma automática.

Nota.- hay que significar que todos los procesos de impresión permiten la selección del formato a imprimir, sea predefinido por el fabricante del producto ó creado por el usuario ya que, en este caso, se incorpora automáticamente a la lista de formatos disponibles en cada proceso).

Fabricación/Ensamblaje.- La aplicación gestiona completamente este circuito lo que  permite  el  ensamblaje de diversos componentes  y su posterior venta como producto único. En  proceso resulta muy efectivo ya que al disponer de un mecanismo que  permita escandallar los componentes de forma independiente y al proceder al ensamblaje de un número determinado de unidades, los componentes se descuenten de forma automática del almacén y entren en el mismo como productos ya terminados.

Producción/Intalaciones.-  Este circuito igualmente esta contemplado por el aplicativo, lo que permite realizar un eficiente seguimiento de los trabajos y materiales empleados en la instalación que se está realizando al cliente. Tener disponible este circuito informático ayuda, en gran medida, cuanto menos a controlar y/o prever las posibles desviaciones del presupuesto ya que al incluir materiales utilizados (obteniendo un correcto control de stocks) e imputar horas de mano de obra, obtenemos resultados reales respecto al costo y a su rentabilidad. Este control permite obtener una base de conocimiento para futuros presupuestos de instalaciones.

Por último decir que, en mi caso, encargué el desarrollo de una utilidad que me permitiera importar los clientes desde el APPGESXP a CLASSICGES 5.0 e igualmente la importación/actualización de las tarifas de precios de la base de datos del aplicativo del franquiciador a mi gestión comercial y así tener en todo momento actualizados los precios, descripciones, etc. de los artículos.

Anuncios

APP Franquiciados (10)

Ayuda Para Potenciales  Franquiciados (10)

Gestionar e informatizar el negocio (3).

Area de Gestion.

Este Area contempla la gestión y control diario del negocio. Tal como indiqué en artículos anteriores, voy a desarrollar las funcionalidades que, bajo mi punto de vista, debe tener un programa informático referido a una empresa/tienda de informática dadas las características peculiares que conlleva  este tipo de negocio. No dudo que habrá otros modelos de negocio que también requerirán de un soporte informático específico para gestionarlos, pero como he indicado, creo que  el ámbito de la informática es el que contempla más diversidad en los puntos a gestionar y controlar.

Como requisito sinecuanum, la aplicación informática debe ser Multipuesto (funcionamiento en red local), multiempresa y disponer de mecanismos de control por medio de código de barras.

Los circuitos a gestionar son los siguientes:

 Compras .-  Este circuito contempla la gestión completa  de compras a proveedores, que va, desde la generación del pedido (automático ó manual), hasta la recepción y punteo de las correspondientes facturas de compra, pasando por la recepción de material con control de partidas pendientes de  recibir. Igualmente debe de disponer de los procesos adecuados para gestionar la devolución de material defectuoso (RMA) y su seguimiento, desde la salida hacia el proveedor hasta la nueva reposición en nuestro almacén.

 Ventas.- Este apartado, partiendo de los adecuados mecanismos  para la confección de  presupuestos de venta a clientes, debe contemplar la venta en mostrador mediante TPV (Terminal Punto de Venta) con lector de código de barras y dispositivo para emitir tikets. Igualmente debe implementar mecanismos para la emisión de documentos Factura por si así lo requiere ó solicita el cliente. De la misma forma debería incorporar la posibilidad de emisión de facturas periódicas por conceptos fijos ya que este sistema facilitará la gestión de facturación de los contratos de mantenimiento a nuestros clientes.

Stocks/Almacenes.- Mediante este proceso se debe poder obtener un completo control y seguimiento y  de todos los productos de nuestro/s almacen/es. Debe permitir opciones para el control de trazabilidad (seguimiento), tanto a nivel del propio artículo, como de  cliente/producto y de producto/cliente. Otra de las características que debe proporcionar la aplicación informática, es la obtención de la valoración económica del material de nuestro/s almacen/es, tanto a valor de compra (generalmente a PMP –Precio Medio Ponderado-) como a valor de venta (sin impuestos). Emisión de etiquetas de código de barras para   facilitar la manipulación  y tratamiento de artículos en todos los circuitos de gestión  y así reducir errores humanos.

Informes/Estadisticas.- La aplicación informática debe contemplar la obtención de diversos informes/estadísticas,  tanto de ventas como de compras, que nos permitan obtener una amplia visión de todos los circuitos a gestionar. Entre estos informes es imprescindible que exista uno referente a la rentabilidad e igualmente referida tanto a productos como a clientes. Si los datos estadísticos están representados mediante gráficos mejor que mejor.

Números de Serie y Garantías.- Otro de los puntos importantes que debe contemplar el proceso informático es un completo control de números de serie y  garantías de los productos comercializados. Debe permitir el seguimiento y control, de forma fácil y rápida,  tanto a nivel de producto como de cliente.

Reparaciones/SAT.- Proceso imprescindible que debe estar presente en la aplicación informática. Debe permitir,  el registro de la información sobre el producto que entra a reparar, la descripción  de la avería, según el cliente y  el técnico,  el presupuesto de materiales a incorporar ó los servicios a realizar. Todo producto que entre mediante este proceso debe estar convenientemente documentado y aceptado por el cliente a quien se le entregará la correspondiente copia como resguardo de su depósito.

Fabricación/Ensamblaje.- Este es otro de los circuitos importantes del proceso informático. Es muy habitual que además de la comercialización de productos listos para el uso, se comercialicen componentes para ensamblaje, que pueden ser vendidos  tanto para su montaje por parte del usuario, como para el ensamblaje por parte de la tienda y su posterior venta como producto único. En este último caso resulta muy efectivo disponer de un mecanismo que nos permita escandallar los componentes de forma independiente y al proceder al ensamblaje de un número determinado de unidades, los componentes se descuenten de forma automática del almacén y entren en el mismo como productos ya terminados.

Producción/Intalaciones.- Otro de los circuitos que debe contemplar la aplicación informática es la del control y seguimiento de las instalaciones a clientes (Generalmente PYMES ó pequeños comercios). Estos trabajos que suelen consistir en la instalación de cableado  y puestos de trabajo, se suelen presupuestar basados en los materiales que contempla la instalación en si mas el costo de la mano de obra prevista en la realización de este tipo de servicios. Tener este circuito informático ayuda, en gran medida, cuanto menos a controlar y/o prever las posibles desviaciones del presupuesto ya que al incluir materiales utilizados (obteniendo un correcto control de sotocks) e imputar horas de mano de obra, obtenemos resultados reales respecto al costo y a su rentabilidad.

Estas son, a grandes rasgos, las características que debe contemplar el sistema informatico a implementar en el negocio.

APP Franquiciados (9)

Ayuda Para Potenciales  Franquiciados (9)

Gestionar e informatizar el negocio (2).

Area Administrativo/Contable.

Este Area contempla única y exclusivamente los flujos dinerarios  de la Empresa (ingresos y gastos) y las necesidades, en cuanto a los medios de control de este Area,  irán en función del tipo de empresa constituido y que podemos  desglosar en los siguientes dos grupos:

1).- Empresa Sociedad: tienen personalidad jurídica, deben estar inscritas en el Registro Mercantil. y están sujetas a lo que se conoce como Contabilidad directa, es decir, a la llevanza de libros contables oficiales de acuerdo con el P.G.C. (Plan General Contable) así como la presentación, a la AEAT  ( Agencia Tributaria), de una documentación  mas amplia y detallada que otro tipo de empresas, por lo que el programa informático a utilizar debe cumplir con los requisitos necesarios para cubrir las necesidades de este tipo de empresa. Normalmente se conocen como programas de CONTABILIDAD GENERAL.

2).- Empresa Individual: tiene personalidad física, es un emprendimiento empresarial que suele ser realizado de forma individual, sin necesidad de constituir una sociedad, no posee personalidad jurídica y que generalmente se conoce como AUTONOMOS. Los requisitos, respecto a la llevanza de libros oficiales, es mucho más simple que en las Empresas Sociedad y los programas informáticos se conocen como EOS (Estimación Objetiva Singular).

No voy a entrar en la conveniencia de un tipo de empresa u otro, para ello aconsejo se consulte con un profesional que indique las ventajas e inconvenientes de cada uno de los tipos de Empresa.

En caso de Empresa Sociedad, lo normal es que para el tratamiento de los datos se contrate una empresa dedicada a dar este tipo de servicio (GESTORIAS ADMINISTRATIVAS). En mi caso particular y gracias a poseer unos conocimientos contables adecuados, opté por llevar la contabilidad en mi establecimiento, contratando los servicios de un profesional contable para que, trimestralmente, me supervisara y ayudara a su correcta llevanza, eso me permitió reducir gastos mensuales a la vez que poder hacer un seguimiento inmediato de mi situación económica y tributaria.

En caso de Empresa Individual y por la simplicidad de los requisitos y manejo que suelen contemplar los programas informáticos, se puede gestionar sin problema por el empresario en sus instalaciones.